2015年07月04日

◆事業所内に備えたい書式(バックナンバー)

・採用時の書類一式(前項参照)
・社員情報変更届
・労働者名簿
・タイムシート(出勤簿)
・有給休暇管理票
・在職証明書
・退職証明書
・労災報告書
・出産予定日申告&出産報告書
・育児休業申出書
・介護休業申出書
・退職願(連絡事項付)

以上、主だった書式をあげてみた。記載事項については、本人を確認できるような事項および証明されたい事項が内包されていればよい。要は、何に使用するため若しくはどこに提出するための証明書なのかを確認し、証明して欲しいという要望事項を盛り込んでいればよいのである。住居を借りるため、賃金に関するする事項が記入された「在職証明書」が欲しいとか、転職先に提出するため、退職理由が記載された「退職証明書」が欲しい等、用途に合わせて作成すればよく、手書きであっても表形式であっても構わない。「給与見込額証明書」や「在職期間証明書」という要望も案外多い。とにかく、証明内容を正しく記入し、証明書として代表者印が捺印されたものを作成すれば良いのである。インターネットを見てみると、無料テンプレートが数多掲載されている。それを参考に自分で作成しても良いし、ダウンロードしたものを自社なりの仕様に書き換えて利用しても良い。いずれにしろ、事業所名等を入れた書式を備えておけば軽微な労力で迅速に対応できるというものだ。
タイムシートや有給休暇管理票は、従業員自らが手書きで記入し、管理する様式にしておく。タイムシートであるなら日々、有給シートであるならば都度、上長が確認印を押す(又はサインする)ことで了承とする仕組みにするのである。どちらも、締日ごとに提出させるものとし、その段階でデータ化しておけば、長期保管や利用が易くなりより良いであろう。特に申請手続きに「出勤簿」が要求される例は多く、簡易な形式のデータでも何ら問題はないので、この方式は大いに役立つ。



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